Jednou z mnoha oblastí, kde Atlassian produkty svojí flexibilitou dokáží pokrýt potřebné procesy, je oblast personálního managementu resp. managementu lidských zdrojů – jinak řečeno „HR-ko“.

A tedy, ať už ve vaší firmě využíváte Atlassian produkty a rádi byste jejich výhody použití rozšířili i na jiné týmy, nebo jste se s nimi ještě nesetkali, zbystřete pozornost. Přichystali jsme HR balíček – řešení pro řízení personálních aktivit, který usnadní:

• evidovat uchazeče o volné pracovní pozice a zpřehlednit proces výběru zaměstnanců
• nástup a odchod zaměstnanců – „Onboarding/Offboarding“
• úvodní zaškolení a postupné vzdělávání zaměstnanců
• evidovat dovednosti a schopnosti zaměstnanců a jejich zlepšování
• získat komplexní přehled prostřednictvím různých sestav a reportů.

V následujících řádcích naleznete stručný popis hlavní funkcionality HR balíčku.

HR modul od EEA ve zkratce

Evidence uchazečů o volné pracovní pozice a proces výběru zaměstnanců

Kdekoli na vaší webové stránce můžete umístit odkaz, ten uchazeče přesměruje na formulář, pomocí kterého projeví zájem o danou pracovní pozici. Uchazeč vyplní požadované údaje a přiloží životopis.

Po odeslání formuláře se v Jira vytvoří příslušný záznam ve formě Jira úlohy. Pracovníci HR oddělení jsou automaticky upozorněni emailem o novém uchazeči, případně najdou nový záznam v celkovém přehledu uchazečů na nástěnce.

Proces řízení úlohy (proces výběru zaměstnanců) má několik stavů. Příkladem jsou stavy „Manager Evaluation“ či „Interview“, které znamenají, že daný uchazeč je interně vyhodnocován zodpovědným manažerem, případně, že uchazeč byl pozván na interview. Všechny změny stavů jsou zaznamenány v systému.

Komunikace mezi uchazečem a HR oddělením probíhá prostřednictvím emailů. Uchazeč využívá svého emailového klienta. Zaměstnanec z HR oddělení však nemusí otevírat žádnou emailovou schránku – při potřebě zaslání emailu uchazeči mu stačí kliknout na příslušné tlačítko a napsat zprávu.
Veškerá komunikace včetně odpovědí od uchazeče je zaznamenána ve formě komentářů pod příslušným úkolem.

V zájmu splnění obecného nařízení na ochranu osobních údajů (GDPR) má HR oddělení možnost odstranit osobní údaje konkrétního uchazeče jedním kliknutím. Odstranění osobních údajů probíhá na pozadí i automaticky – po uplynutí předdefinované periody (např. po šesti měsících). Samotná úloha Jira není odstraněna (takže statistiky nejsou touto akcí ovlivněny), ale je anonymizována.

V případě úspěšného dokončení výběrového řízení na zaměstnance personální pracovník uzavře přidělení jeho přijetím. Úloha může být samozřejmě uzavřena také odmítnutím – buď ze strany personálního oddělení, nebo ze strany uchazeče.

Jestli využíváte Confluence, ke zpřehlednění profilů uchazečů můžete použít tento náš produkt.

Nástup a odchod zaměstnanců – „Onboarding/Offboarding“

Pro každého nového zaměstnance je automaticky generován záznam ve formě Jira role a ve formě Confluence stránky.

Na Confluence stránce si daný zaměstnanec může vyplnit svůj profil, nahrát fotografii atp. Také zde zaměstnanec najde seznam svých školení – ať už ta, která absolvoval nebo ta, co ho ještě čekají. Více o školeních si povíme později.

V Jira úloze jsou evidovány všechny důležité informace o zaměstnanci – jméno, firemní emailová adresa, nadřízený, atp.
Také jsou zde evidovány 3 data – kdy zaměstnanec nastupuje do zaměstnání, do kdy mu trvá zkušební doba a kdy začíná úvazek na dobu neurčitou. Tato data jsou důležitá, protože nad nimi běží automatizace – stav úlohy se automaticky mění a vyjadřuje, jaké období pracovního poměru právě probíhá. V neposlední řadě, vše je propojeno – takže jedním klepnutím se lze dostat na profilovou stránku v Confluence.

Víme, že při nástupu nových zaměstnanců je mnoho úkonů týkajících se přístupu a uživatelských účtů – proto jsme přichystali funkci, která výrazně usnadňuje tento proces.
Po kliknutí na možnost „Access Request“ se vygenerují úkoly pro zadané kolegy – aby se nezapomnělo na zřízení přístupových účtů.
Samozřejmě, pokrýt lze i jiné nezbytné úkony vážící se na pracovní pozici, které zajistí, že vše potřebné bude pro nového zaměstnance předem připraveno – mobilní telefon, notebook, firemní automobil či takový maličkost jako je vlastní šálek ?. Lze tedy generovat požadavky do Jira Service Desk.

Automatizovat lze i generování skriptů pro přidání nového zaměstnance do LDAPu (či jiných uživatelských databází). Výsledek akce „Generate Scripts“ je skript, který stačí spustit administrátorem LDAPu.

Pro plánovaný odchod zaměstnance k určitému dni stačí vyplnit příslušné datové pole. Následně, v zadaný den, se úloha automaticky překlopí do stavu, který označuje ukončený pracovní poměr. Profil v Confluence se archivuje.

Úvodní zaškolení a postupné vzdělávání zaměstnanců

Základem zaškolení nových zaměstnanců je LMS (Learning Management System) v Confluence – více jsme se tomuto tématu věnovali v blogovém příspěvku Vzdělávání zaměstnanců jednoduše – e-learning v Confluence.
Ve zkratce, sami si jednoduše vytvoříte úchvatné a přehledné kurzy v rámci Confluence. Není třeba instalovat samostatný LMS nebo bojovat se slučováním více stránek do jednoho vzdělávacího programu.

Veškerá školení (případně různé události), ať už se jedná o interní nebo externí, umožňuje námi připravený balíček evidovat v Jiře ve formě Jira úkolů. Eviduje se místo události, datum, typ této události, její náklady… Pro událost se automaticky vytvoří i příslušná stránka v Confluence – lze sem připojit školící materiály či různé jiné informace.
Událost má určené organizátory (většinou jsou to manažeři či nadřízení), kteří přidávají účastníky (členové týmu, oddělení atd.).

Události/školení mají také své stavy. Během zavření registrace účastníků se automaticky vygeneruje tzn. „EDU Task“ (vzdělávací role) pro každého plánovaného účastníka. V případě, že se zaměstnanec zúčastnil školení, na „EDU Task“ následně může vykázat čas strávený na školení, případně odeslat hodnocení daného školení.

Jak jsme již zmínili výše, vše je propojeno – to znamená, že HR oddělení vidí všechna školení daného zaměstnance na jeho profilové stránce v Confluence nebo v jeho Jira roli.

Evidování dovedností a schopností zaměstnanců a jejich zlepšování

Pro každého zaměstnance lze vytvořit kartu jeho schopností a znalostí – opět ve formě Jira role. Evidují se schopnosti různého charakteru – jazykové, technické nebo tvz. soft skills.

Stávající „kartu schopností“ lze kvartálně aktualizovat – historie se uchovává, čili lze sledovat vývoj ve schopnostech a dovednostech.

Komplexní přehled prostřednictvím různých sestav a reportů

Všechna data, která jsme popsali výše, lze analyzovat a vizualizovat přímo v Jira pomocí aplikace eazyBI. Získáte tak přehled:

• O uchazečích o pracovní pozice – seznam uchazečů, počet uchazečů na různé pozice…
• O událostech a školeních – množství školení, ceny, seznam školení, agregovaný feedback od účastníků školení…   
• O zaměstnancích a jimi absolvovaných školeních – zda absolvovali alespoň jedno školení, případně kolik jich měli naplánovaných…
• O celkovém počtu zaměstnanců – podle zemí a typu úvazku/stavu…
• O schopnostech zaměstnanců a jejich zlepšeních…

Závěr

Představený balíček je plně konfigurovatelný, to znamená, že jej umíme ušít na míru, aby přesně zapadal do procesů a potřeb HR oddělení ve vaší firmě.

Balíček jsme vyvíjeli na základě reálných požadavků jednoho z našich klientů z průmyslové sféry. Klient potřeboval jednoduchým způsobem transparentně evidovat všechna školení svých zaměstnanců. Mnoho zaměstnanců potřebovalo ke své práci speciální technická školení a proškolení, proto jsme přidali i funkcionalitu, která předem notifikuje relevantní zaměstnance a HR oddělení o blížící se expiraci certifikátů.
Další motivací byla potřeba zjednodušit a zrychlit proces náboru nových zaměstnanců – od samotné evidence uchazečů až po úvodní zaškolení přijatých zaměstnanců a zabezpečení přístupů do různých systémů.
V neposlední řadě klient vyžadoval podrobně evidovat schopnosti svých zaměstnanců z důvodu efektivního využívání lidských zdrojů.
Klient je nadnárodní společnost a námi vyvinutou funkcionalitu HR balíčku využívají v pobočkách ve více zemích.

Zaujal vás HR balíček? Rádi byste se dozvěděli víc?
Neváhejte nás kontaktovat.

Samuel Titka,
Atlassian konzultant