Více informací o tom, co je Facility Management, si můžete přečíst na našem blogu.
Výzva od zákazníka pro nás – Správa zařízení ve společnosti Jira
Náš zákazník, který již používá nástroj Jira, se nás zeptal, zda je možné řešit Facility Management v Jira. Konkrétně evidenci zařízení, jako jsou brány, výtahy, klimatizace a další. Dále by mělo být možné evidovat budovy, výrobce a další informace.
Procesně bylo třeba pokrýt dva procesy:
- Řízení pravidelných činností (inspekcí)
- Řešení požadavků nebo naléhavých poruch nahlášených pracovníky klienta.
Řešení v systému Jira s využitím aplikace Insight pro nás bylo jasnou volbou

Řešení, která jsme v minulosti realizovali – HR balíček pro specialisty, testování v Xray a mnoho dalších, nás utvrzují v tom, že Jira je velmi flexibilní nástroj. Dokáže pokrýt náročné požadavky klientů.
Také výběr odpovídal těmto požadavkům klienta:
- Využití stávajícího nástroje Jira
- Vytvoření prostředí pro Facility Management
- Centralizace dat
- Finančně příznivé – klient již měl k dispozici všechny potřebné licence, a to jak samotný nástroj Jira, tak rozšíření Jira potřebná pro implementaci procesů.
- Uživatelsky přívětivé – jelikož klient již používal nástroj Jira pro jiný proces (ITSM) jako zákaznický portál, se kterým měl dobré zkušenosti a dobrou zpětnou vazbu od zaměstnanců.
- Evidence zařízení – zvolili jsme Insight, rozšíření systému Jira (více na našem blogu: Insight – snadná správa firemního majetku), které umožňuje inventarizovat objekty, ať už se jedná o IT zařízení, jako jsou servery, aplikace, nebo ne-IT zařízení, jako jsou klimatizace, elektrozařízení, budovy atd.
Migrace stávajících dat do systému Insight ze staršího systému
Významnou výhodou pro zákazníka je, že si data spravuje sám. Vytváří nové záznamy a upravuje stávající záznamy přímo v systému Jira v aplikaci Insight.
- Migrace dat byla klientem požadována pouze pro objekty, nikoli pro historické požadavky zaměstnanců.
- Import stávajících objektů do systému Insight byl proveden pomocí jeho vestavěných možností.
- Import dat byl realizován prostřednictvím souborů CSV a byl proveden pouze jednou – při prvním nasazení řešení.

Výhody používání Jiry u klienta
- Udržitelnost – Klient stále používá nástroj Jira ke správě různých procesů.
- Centralizace dat – správa zařízení, proces výstavby budov, ITSM, správa verzí, správa testů, správa vývoje a mnoho dalších procesů v nástroji Jira.
- Propojení s externími systémy, protože Jira má rozsáhlé integrační možnosti. Dnes se v rámci Facility Managementu propojení s externími systémy nevyužívá. Právě však začínáme etapu vytváření propojení se systémem dodavatele, které bude využíváno při delegování úkolů na externí partnery a jejich pracovníky.
Řešení bylo budováno v iteračním procesu. Výsledky a správné směřování byly ověřovány na společných workshopech se zadavatelem. Tato metoda se na našich projektech mnohokrát osvědčila.
Úspěšný výsledek
Výsledné řešení splňovalo požadavky klienta, jako například využití nástroje Jira a vytvoření prostředí pro správu zařízení pomocí nástroje Insight.
- Klient eviduje více než 70 typů objektů a jejich detailů: lokality – budovy – provozy pro zákazníky klienta, sklady, kanceláře a místnosti.
- Využívá také evidenci externích partnerů, pro delegování úkolů na externí pracovníky.
Úspěšně jsme implementovali procesy, které tyto oblasti pokrývají:
- Řízení opakujících se pravidelných činností, jako jsou revize, generální opravy zařízení atd.
→ V tomto případě systém Jira automaticky vytváří úkoly k provedení opakující se činnosti na základě záznamu o její četnosti a datu ukončení platnosti poslední revize.
- Správa řešení požadavků od zaměstnanců, kteří mají možnost hlásit problémy se zařízením, které používají v kancelářích, u zákazníků, ve skladech apod.
→ Uživatelsky přívětivý portál Jira Service Management je místem pro komunikaci zadavatele požadavku s řešitelem na straně správy budov.
V konečném důsledku řešení v systému Jira přispívá k tomu, že
- Vyšší efektivitě správy majetku zákazníka
- Rychlejší odezvě při řešení problémů a požadavků zaměstnanců
- Přehledné evidenci objektů
Atlassian team EEA, part of BiQ Group