Blog
14. října 2022 EEA s.r.o.

Facility management – Success Story z banky

Úspěšně jsme dokončili projekt správy aktiv pro našeho dlouholetého zákazníka z bankovního sektoru.

Více informací o tom, co je Facility Management, si můžete přečíst na našem blogu.

Výzva od zákazníka pro nás – Správa zařízení ve společnosti Jira

Náš zákazník, který již používá nástroj Jira, se nás zeptal, zda je možné řešit Facility Management v Jira. Konkrétně evidenci zařízení, jako jsou brány, výtahy, klimatizace a další. Dále by mělo být možné evidovat budovy, výrobce a další informace.

Procesně bylo třeba pokrýt dva procesy:

  1. Řízení pravidelných činností (inspekcí)
  2. Řešení požadavků nebo naléhavých poruch nahlášených pracovníky klienta.

Řešení v systému Jira s využitím aplikace Insight pro nás bylo jasnou volbou

Řešení, která jsme v minulosti realizovali – HR balíček pro specialisty, testování v Xray a mnoho dalších, nás utvrzují v tom, že Jira je velmi flexibilní nástroj. Dokáže pokrýt náročné požadavky klientů.

Také výběr odpovídal těmto požadavkům klienta:

  • Využití stávajícího nástroje Jira
  • Vytvoření prostředí pro Facility Management
  • Centralizace dat
  • Finančně příznivé – klient již měl k dispozici všechny potřebné licence, a to jak samotný nástroj Jira, tak rozšíření Jira potřebná pro implementaci procesů.
  • Uživatelsky přívětivé – jelikož klient již používal nástroj Jira pro jiný proces (ITSM) jako zákaznický portál, se kterým měl dobré zkušenosti a dobrou zpětnou vazbu od zaměstnanců.
  • Evidence zařízení – zvolili jsme Insight, rozšíření systému Jira (více na našem blogu: Insight – snadná správa firemního majetku), které umožňuje inventarizovat objekty, ať už se jedná o IT zařízení, jako jsou servery, aplikace, nebo ne-IT zařízení, jako jsou klimatizace, elektrozařízení, budovy atd.

Migrace stávajících dat do systému Insight ze staršího systému

Významnou výhodou pro zákazníka je, že si data spravuje sám. Vytváří nové záznamy a upravuje stávající záznamy přímo v systému Jira v aplikaci Insight.

  • Migrace dat byla klientem požadována pouze pro objekty, nikoli pro historické požadavky zaměstnanců.
  • Import stávajících objektů do systému Insight byl proveden pomocí jeho vestavěných možností.
  • Import dat byl realizován prostřednictvím souborů CSV a byl proveden pouze jednou – při prvním nasazení řešení.

Facility management migration JSM Insight

Výhody používání Jiry u klienta

  • Udržitelnost – Klient stále používá nástroj Jira ke správě různých procesů.
  • Centralizace dat – správa zařízení, proces výstavby budov, ITSM, správa verzí, správa testů, správa vývoje a mnoho dalších procesů v nástroji Jira.
  • Propojení s externími systémy, protože Jira má rozsáhlé integrační možnosti. Dnes se v rámci Facility Managementu propojení s externími systémy nevyužívá. Právě však začínáme etapu vytváření propojení se systémem dodavatele, které bude využíváno při delegování úkolů na externí partnery a jejich pracovníky.

Řešení bylo budováno v iteračním procesu. Výsledky a správné směřování byly ověřovány na společných workshopech se zadavatelem. Tato metoda se na našich projektech mnohokrát osvědčila.

Úspěšný výsledek

Výsledné řešení splňovalo požadavky klienta, jako například využití nástroje Jira a vytvoření prostředí pro správu zařízení pomocí nástroje Insight.

  • Klient eviduje více než 70 typů objektů a jejich detailů: lokality – budovy – provozy pro zákazníky klienta, sklady, kanceláře a místnosti.
  • Využívá také evidenci externích partnerů, pro delegování úkolů na externí pracovníky.

Úspěšně jsme implementovali procesy, které tyto oblasti pokrývají:

  • Řízení opakujících se pravidelných činností, jako jsou revize, generální opravy zařízení atd.

→ V tomto případě systém Jira automaticky vytváří úkoly k provedení opakující se činnosti na základě záznamu o její četnosti a datu ukončení platnosti poslední revize.

  • Správa řešení požadavků od zaměstnanců, kteří mají možnost hlásit problémy se zařízením, které používají v kancelářích, u zákazníků, ve skladech apod.

→ Uživatelsky přívětivý portál Jira Service Management je místem pro komunikaci zadavatele požadavku s řešitelem na straně správy budov.

V konečném důsledku řešení v systému Jira přispívá k tomu, že

  • Vyšší efektivitě správy majetku zákazníka
  • Rychlejší odezvě při řešení problémů a požadavků zaměstnanců
  • Přehledné evidenci objektů

Atlassian team EEA, part of BiQ Group

Podobné projekty