Systém JIRA si nemusíme asi blíže představovat. Co je ale přínosem pro firmy, které systém JIRA již používají? Nahrazení manuálních úkolů jistou formou automatismu s určitostí patří do skupiny požadovaných prvků. Jaké automatismy lze zapracovat, které přinášejí kýžený výsledek, ale hlavně, které jsou nejčastěji požadované našimi klienty si můžeme přiblížit v následujících řádcích.
Automatizace jako prevence
Automatizace procesů a úkolů má samozřejmě svoji příčinu. Přitom hlavním přínosem často ani není úspora času, ale spíše odstranění lidského faktoru než příčiny chybovosti. Přece jen komplikovanější úkoly s sebou přinášejí riziko chybovosti. Data mají stále větší hodnotu pro firmy a chyby právě snižují jejich hodnotu. Z tohoto důvodu je jejich automatizace více než jen vítaná. Počítače a jejich logika pracuje nejen rychleji než lidská, ale překonává ji hlavně v roli efektivity. Dostaňte více ze svého systému.
Pravidla v automatizaci
V centru automatizace jsou pravidla. Pravidla jsou způsob, jakým specifikujeme a konfigurujeme chování, které požadujeme, jsou zcela samostatná a definují veškerou potřebnou logiku. Jsou tvořeny komponenty, které jsou navzájem spojeny. Tyto komponenty se označují jako řetězce pravidel, protože všechny komponenty se postupně zpracovávají, jeden po druhém. Komponenty přicházejí do tří různých odrůd: spouštěče, podmínky a akce. Chování zpracování různých druhů úloh tímto způsobem nabírá zcela nový obraz. Podmínky a kondice, které musí být splněny, aby úkol mohl pokračovat, již nemusí být kontrolovány pracně. Akce (post funkce), které se mají automaticky spouštět při přechodu úlohy z jednoho stavu do druhého. Naplnit pole, změnit zodpovědnou osobu, odeslat zprávu, ale také provést komplikované výpočty už nejsou jen zbožným přáním, ale stávají se realitou.
Jak na to?
Základní funkce pokrývá i samotný systém JIRA s jeho kondicemi, validátory a post funkcemi. Co když ale požadujeme funkcionalitu, která tam není od začátku? V takovém případě saháme po řešeních třetích stran. Jeden z nejpoužívanějších způsobů je instalováním takzvaných „add-onů“ nebo „appek“. Která je však ta správná? Potřebuji jich opravdu víc? Nebo nebodaj všechny? Určitě nepotřebujeme všechny dostupné. Vše záleží na typu požadavku. Řekneme si ale které jsou nejčastěji používány právě z pohledu administrace, a které my jako zkušení Atlassian partneři používáme.
JIRA suite utilities
Jak bylo již výše uvedeno, zcela nová instalace systému JIRA má předdefinované a použitelné funkce. JIRA suite utilities nabízí dodatečné kondice, validátory a post-funkce pro práci s workflowem. JSU jsme doporučili klientovi, jehož požadavek byl, aby změny stavů různých úkolů mohly provádět jen určité skupiny zaměstnanců, případně jen uživatelé v určité roli. Takový požadavek na systém JIRA, který je bez dodatečných rozšíření, neumíme naplnit. Stejně tak bylo pro klienta důležité mít určitá pole povinně vyplněno. Úloha může být tím pádem uzavřena teprve tehdy, má-li vedoucí týmu finančních kontrolorů všechny potřebné finanční ukazatele od členů svého týmu. V tomto případě můžeme mluvit o jednodušších typech automatismu. Kontrola na bázi uživatele a jeho příslušející roli, kontrola na přítomnost dat, atp. Umíme tímto stylem ale také zkontrolovat správnost dat?
JIRA workflow toolbox
Snad druhý nejrozšířenější add-on pro práci s workflowy. Nabízí širší skupinu funkcí a splňuje komplikovanější požadavky. Matematické výpočty, kalkulovaná matematická ale i datová pole či parsování pole pro extrakci dat nepředstavují pro JWT žádný problém. Rovněž nám pomáhá i přesouvat informace z hlavní role do podúlohy. Tato funkcionalita je vhodná pro potřeby doplnění informací pro úkoly, které jsou přiřazeny jiným členům skupiny, na které my nemáme dosah. Například klient potřeboval informovat finanční kontrolory o stavu projektu. Tak, jako samotný projektový manažer měl svůj úkol (JIRA task), tak měl finanční kontroling svou (sub-task). Přitom finanční údaje se z hlavní role přenášely i do podúlohy. Tímto způsobem společnost zajistila, aby finanční kontroloři měli stále nejnovější údaje, které potřebovali pro svou práci.
Scriptrunner
V tomto kroku si přibližme používání asi nejkomplexnějšího add-onu z naší trojice. Scriptrunner už nepracuje vysloveně jen s workflowem, i když podporuje mnoho funkcionalit s ním spojených. Přece ne každý požadovaný automatismus musí vysloveně souviset s workflowem. Některé automatizované úkoly vycházejí z logiky, která je založena na vlastním řešení, které může být pro každou společnost individuální. Už více nemluvíme o šablonách, ve kterých se změní proměnné. Mechanismy založené na způsobu práce, zažitých procesů v organizaci, šité na míru.
Za pomoci manuálně napsaných skriptů dokážeme věrně přetransformovat prvky práce do procesu s nulovou chybovostí. Komplexní a několika úrovňové datové sledy provedené za zlomek času. Scriptrunner je s více než 21.000 instalacemi jeden z nejrozšířenějších add-onů ve světě Atlassian, je to přední sada nástrojů pro automatizaci a rozšíření systému JIRA. Důležitým komponentem je schopnost číst a editovat každé systémové pole. Kopírovat celý projekt, eskalační servisy nebo masové operace s úkoly (změnit stav stovkám úkolů, které již mohou být archivovány). Přidáním takového druhu funkcionality do systému JIRA otevírá dveře Vašim představám o fungování systému jako takového.
Mnoho klientů se na nás obrátilo s požadavky, které s čistou instalací nebylo možno naplnit. V závislosti na komplexnosti požadavků Vám však umíme doporučit, které řešení je pro Vás vhodné, a se kterým rozšířením dokážete naplnit většinu vašich potřeb ve firmě. Myslíte si, že Vám automatizace dokáže ušetřit nejen čas, ale také předejít komplikacím s chybovostí? Jsme zde pro Vás, abychom Vám odpověděli na Vaše dotazy.
Peter Pešta
Atlassian konzultant
Naše řešení Atlassian
