Insight – spravujte svůj majetek ve firmě jednoduše

Proč Insight?

Společnosti rostou, zvyšují se nároky na konkurenceschopnost, zvyšuje se počet klientů a jejich požadavky. Aby je firmy dokázaly naplňovat, často musí rozšiřovat své majetky. Mít k dispozici více prostředků, široké spektrum produktů nebo služeb, které ale vyžadují ať už technické nebo jiné prostředky. Se zvětšujícím se počtem však stoupá nepřehlednost všech prostředků a majetků společnosti. Jaké systémy, prostředky, služby nebo majetky ve firmě vlastně máme? Jak mezi sebou souvisí? Na všechny tyto otázky dokážeme odpovědět jedním slovem – „Insight“. Nejrozšířenější a nejčastěji používaná forma pro správu zdrojů.

Insight můžeme charakterizovat jako „asset management tool“ nebo jako nástroj pro správu majetků. Co všechno lze ale považovat za majetek? Počítače, telefony, tiskárny, vozidla, pozice ve firmě, zdroje, provozy, budovy, ve skutečnosti cokoliv. Všechny zdroje, které jsou pro Vás ve společnosti důležité, o kterých chcete nebo potřebujete mít přehled. Všechny tyto zdroje jsou v chápání Insightu uloženy jako objekty. Každý objekt má ale svoji vlastní sadu vlastností. Počítač má své parametry, vůz má svou SPZ, budova má svoji adresu a zaměstnanec má svoji pozici, telefonní číslo a mailovou adresu. Jak lze takto rozličné informace o tak velkém počtu zdrojů na jednom místě? Právě tato vlastnost produktu Insight je jeho velkou devizou.

Insight jako CMDB

Z angl. „Configuration management database“, jakou to má ale roli ve firmě? Mít jednotné místo pro veškeré vybavení, které je součástí podniku. Zaměstnanec využívá pro svou práci notebook nebo telefon, jezdí na autě, na serveru jsou nainstalovány různé systémy, aplikace nebo databáze, ty mají dále své licence, o servery se starají konkrétní osoby, které jsou opět členy týmů. V takovém komplikovaném obraze je snadné ztratit přehled o všech zdrojích, jejich vlastnostech a návaznostech. Právě takový neučesaný formát zpracovává Insight a dává Vašim prostředkům formu, ve které se rychle a jednoduše zorientujete. Vytvářením stromovitých struktur za pomoci návazností mezi jednotlivými objekty dostáváme kompletní obraz o tom, jak jsou na sobě závislé a jaký dopad může mít výpadek jednoho z objektů.

Jak využívat Insight v praxi?

Jaký účel má ale Insight v praxi? K čemu všechno ho můžete u Vás využít? Od správy zaměstnanců pro oddělení lidských zdrojů, správy Vašich klientů, interní infrastruktury pro oddělení IT, také back office má možnosti správy majetku (vozový park a cestovní výkazy), vývojové oddělení dokáže spravovat verze softwarů. Asi není odvětví, které by v systému Insight nenašlo využití. Z tohoto důvodu se na nás obrátil i partner, který se dlouhodobě snažil vyřešit otázku správy své infrastruktury a svých vlastních zákazníků. Pro našeho klienta bylo důležité vidět jak používá vlastní prostředky, jelikož jejich správa v excelu už nebyla ani jednoduchá a ani přehledná. Mnoho aplikací, softwaru, licencí, síťových prvků, databází a servisů, které všechny běžely na různých serverech, ty byly dále spravovány různými administrátory.

Pro klienta bylo vytvořeno objektové schéma přímo na míru. Jelikož Insight podporuje vlastní typy objektů, byli jsme schopni klientovi napasovat řešení podle potřeb. Každý objektový typ se skládal z vlastní sady atributů, tedy vlastností. Servery mají své IP adresy, místo, host, status, FQDN, sériové číslo, model, výrobce, technické parametry jako počet procesorů, objem paměti RAM, operační systém, souborový systém, ale také informace typu kdy byl server zakoupen, doba platnosti záruky nebo zda se jedná o fyzický nebo virtuální systém. Počet serverů není omezen, proto si klient může po zakoupení nového serveru kdykoli přidat další. Na každém serveru jsou nainstalovány jiné aplikace, ke každé je přiřazena licence a její doba platnosti. Rovněž byly k serverům přiřazeny databáze, správci databází a správci daných serverů.

Co ještě nabízí Inisght?

Velkou přidanou hodnotou pro klienta byla možnost tisku takzvaných QR kódů, které použily na tiskárny. Po načtení kódu běžným telefonem se zaměstnanci otevřela JIRA úloha, která obsahovala detailní informace o dané tiskárně. Její IP adresa, typ a výrobce. Takovou formou dokázali rychle identifikovat potřebu zakoupení náhradních tonerů do tiskáren, když právě minula barva v některé z nich. Stejnou funkcionalitu přenesli i na promítače a notebooky. Bez pracného hledání majitele notebooku si potřebnou informaci našli v systému Insight.

Insight jako nástroj pro HR

Insight byl primárně i navržen za účelem správy majetku (převážně IT majektu), ale neomezené možnosti vytváření schémat, objektů a jejich vlastností pomohla definovat i požadavky na vytvoření jednoduchého HR a CRM systému, které si klient velmi rychle osvojil. Pro správu vlastních zdrojů byla vytvořena šablona zaměstnanců, která obsahovala nejen jejich pozici ve firmě a kontaktní údaje, ale také prostředky, které jim byly firmou svěřeny. Notebooky, monitory, telefony případně i vozidla, která rázem obdržela svého majitele. Na základě různých druhů návazností (např. zaměstnanci byl přiřazen konkrétní notebook, monitor a telefon) se v systému Insight vytvořil obraz o každém zaměstnanci a všech jemu přidělených prostředků, přičemž každý z prostředků měl vlastní sadu doplňkových informací (dokdy je v záruce, jaké má parametry, atd). Pro potřeby identifikace potencionálních risků se využívala risk analýza, tedy vyvození důsledků v případě výpadku jednoho ze serverů. Jaké aplikace mohou být postiženy nebo nedostupné, dopady na interní nebo externí prostředí.

Insight a ServiceDesk

Spojením systémů JIRA ServiceDesk a Insight vznikla soustava velmi silných nástrojů, které spolu skvěle spolupracovaly. Zaměstnanci dostali nástroj, ve kterém dokázali efektivně pracovat, nahlašovat výpadky na vlastních nebo sdílených nástrojích, přičemž evidence všech nahlášených výpadků zůstala zachována přímo v každém objektu. Zaměstnanec odpovědný za daný úkol měl rychlý přístup ke všem potřebným informacím, aniž by o to musel zadavatele žádat. Jaké parametry má daný notebook, jaké aplikace jsou nainstalovány, byly již v minulosti hlášeny nebo řešeny opravy nebo výměny některých částí nebo komponent. Více o spojení těchto dvou aplikací se umíme dočíst v následujícím blogu.

Pokud Vás téma zaujalo, podívejte se na video na téma Insight Asset Management, kde se dozvíte, jak aplikace funguje.