Současná doba je velmi neklidná. Kolik pozic nebo dokonce zaměstnavatelů jste za posledních 10 let změnil? Troufnete si odhadnout počet projektů nebo produktů, na kterých jste pracovali? S kolika týmy jste pracovali?

S každou takovou změnou přichází možnost nastavit pravidla, procesy nebo nové nástroje.

Kdybych se stal vlastníkem produktu…

…Zajímaly by mě následující otázky:

• Jak mám strávit první týden?
• Jak co nejefektivněji využít čas?
• S kým a s čím se mám seznámit, co nastavit?

Především budeme hovořit o produktech, které maximálně podporují činnosti vlastníka produktu. Ale!

Co je důležité si zapamatovat v prvních dnech a týdnech na nové pozici?

1. Znát platformu a architekturu
2. Znát produktový tým, znát klíčové zainteresované strany.
3. Budování vztahů s vývojáři a designéry. Pozvěte vývojáře a designéry na oběd nebo po práci na pivo a šipky. Možná se tak o historii produktu dozvíte víc než z dokumentace.
4. Zjistěte, kdo je váš zákazník, co se mu na produktu líbí a co mu na něm vadí.
5. Shromážděte všechna dostupná data a vyhodnoťte je.

Když v bodě 4 mluvíme o zákaznících, nemám na mysli pouze stávající zákazníky. S tím se setkáváme jen u velmi malého procenta vlastníků produktů, kteří i s odstupem času oslovují bývalé uživatele. Tedy ty, kteří se rozhodli pro alternativu. Ti nyní mohou zhodnotit své rozhodnutí o změně produktu. Vysvětlit, co je ke změně motivovalo a zda měla pozitivní či negativní výsledek. Zpětná vazba od nespokojeného nebo dokonce ztraceného uživatele může být několikanásobně přínosnější než lichotky věrných uživatelů.

Kdo je vlastníkem produktu

Jak popsat vlastníka produktu? Jaké jsou jeho klíčové povinnosti?

UPOZORNĚNÍ: Nepleťte si vlastníka produktu s produktovým manažerem (který definuje vizi produktu, stará se o marketing, návratnost investic…). Bohužel se často role vlastníka produktu/produktového manažera spojují a vykonává je jedna a tatáž osoba.

Vlastník produktu je zodpovědný za maximalizaci hodnoty produktu, který vytvořil vývojový tým. Zda je produkt dodáván pomocí agilní nebo vodopádové metodiky, závisí na konkrétní organizaci. Právě vlastník produktu je zodpovědný za správu produktového backlogu.

Najdete velké množství definic… některé se shodují, jiné se mírně liší. Kdyby byli jejich autoři konkrétnější, mohli napsat, že vlastník produktu nutně vykonává následující činnosti:

1. Spravuje backlog,
2. priorituje features,
3. sleduje průběh prací,
4. spolupracuje s produktovým týmem, jehož je součástí (designéři, vývojáři, testeři…),
5. získává zpětnou vazbu od klienta.

Platformy a produkty podporující řízení produktů

Jak vybrat nástroj pro podporu výše uvedených činností? Jeden určitě stačit nebude, to můžete rovnou vyloučit. Potřebujeme podporovat sedm fází produktového managementu (každý má jiný počet fází, ale v EEA se držíme této poměrně jasné cesty):

1. Nápad (idea)
2. Specifikace
3. Roadmapa (plán)
4. Stanovení priorit
5. Dodávka (implementace)
6. Hodnocení (analýza)
7. Zpětná vazba

Nástroje, které bude vlastník produktu používat, nebudou sloužit pouze jemu. Bude je propojovat s klienty (uživateli), ale také se spolupracovníky.

Jaké platformy/produkty doporučujeme?

Idea management

Sbíráme nápady od uživatelů, týmu nebo je sami vymýšlíme na základě zpětné vazby, novinek od konkurence. Zní to jednoduše, ale zároveň máme řadu rolí, kde někdo musí umět nápady vytvářet, někdo pro ně musí umět třeba jen hlasovat, komentovat je. Navíc nechceme sdílet obsah úplně veřejně.

Centrální nástroj pro shromažďování nápadů a práci s nimi je 100% pokryt systémem Jira Product Discovery. Nabízí přesně to, co popisujeme v prvním odstavci.

Kolik to bude stát? Smyslem účtování je, že platíte pouze za „creators“, kteří mají plný přístup s možností nastavit a spravovat produkt. Licenci tedy obvykle využívá pouze skupina vlastníků produktu nebo vybraných zástupců produktového týmu. Vaši vybraní zákazníci, od kterých chcete sbírat podněty, žádné licence nevyužívají.

Jira Product Discovery však neslouží pouze ke shromažďování a projednávání návrhů, ale také ke komunikaci roadmap.

Nástroj má logickou integraci s cloudovými produkty Atlassian Jira Software, Jira Work Management, Jira Service Management a Confluence. Díky tomu lze snadno propojit jednotlivé myšlenky například s epicentry v systému Jira. Nebo je nápad propojen s podrobnějším popisem v podobě stránky v Confluence.

Issue tracking a task management

Produktová roadmapa v aplikaci Jira Product Discovery sice obsahuje nápady, jejich podrobnosti a předpokládanou verzi, ve které mají být vydány, ale úkoly pro produktový tým budou mnohem podrobnější.

Není pochyb o tom, že software Jira bude nejvhodnějším nástrojem. Pomůže týmu rozdělit komplexní funkcionalitu na stories, které lze snáze popsat, odhadnout, stanovit priority, roztřídit do backlogu a nakonec naplánovat do sprintů. Jak již bylo zmíněno, doporučujeme propojit epics nebo i stories s nápady v aplikaci Jira Product Discovery.

Aby měl produktový tým jasný a dostatečně podrobný plán, doporučuji využít funkci „Plans“ v softwaru Jira Premium, která umožňuje vytvářet produktové plány včetně jejich scénářů. Velmi silnou stránkou této funkce je skutečnost, že změny plánů nejsou okamžitě přepisovány v Jira Issues a jsou průběžně oznamovány uživatelům.

Veškeré úpravy, včetně vytváření nových úkolů, lze hromadně publikovat do systému Jira a například vypnout odchozí oznámení o provedených změnách. Konkrétní plán lze sdílet pouze s vybranými uživateli a skupinami. Případně jej lze exportovat do souboru .png s možností nastavení měřítka časové osy a řady dalších parametrů. Harmonogram rozhodně není nic statického, takže veškeré změny, které projdou problémy v systému Jira, se okamžitě přenesou do harmonogramu.

Složitost některých řešení vyžaduje vytvoření závislostí mezi úlohami. Jejich vizualizaci nabízejí také cestovní mapy.

Dokumentace, databáze znalostí, nástroj pro brainstorming

Confluence bude pro vlastníka produktu centrálním úložištěm specifikací požadavků, technické dokumentace a samotného prostoru produktu, kde tým najde všechny klíčové informace a odkazy.

Stejně jako Jira Product Discovery nabízí Cloud Confluence uživatelský přístup, který není zpoplatněn. Na jednoho licencovaného uživatele můžete nastavit až 5 hostů, kteří mají omezenější práva a přístup maximálně k jednomu prostoru Confluence. Pro spolupráci s klíčovými uživateli nebo partnery je však tento přístup obvykle zcela dostačující.

Tvorba obsahu v Confluence podporuje vše, na co si vzpomenete (formáty, vkládání obrázků, galerií, tabulek, kódů, připojování odkazů, nahrávání souborů, změny rozvržení stránek a další).

Velmi doporučujeme používat šablony/templates. Jedná se o způsob vytváření obsahu, kdy místo prázdné stránky má stránka předdefinovaný obsah nebo jen strukturu, kterou uživatel přidá. Může se také řídit pokyny, které šablony často obsahují. Šablony lze používat ve výchozím nastavení nebo lze vytvořit vlastní šablony.

Největší novinkou roku 2023 na veletrhu Confluence jsou bezpochyby whiteboards, což je zkrátka digitální prostředí pro vizualizaci nápadů a problémů, které je třeba vyřešit. Bílé tabule v Confluence jsou skutečným přínosem. V Confluence se staly prostorem pro brainstorming. Bílé tabule nebudou jen pěknými obrázky, ale promění nápady v činy. Usnadňují přeměnu nápadů na úkoly v systému Jira.

Podporují:

• Vytváření problémů v aplikaci Jira – objekty na tabuli mohou v aplikaci Jira představovat skutečné problémy,
• Úprava problému Jira – akce s objektem představujícím problém Jira na tabuli aktualizují problém Jira,
• 
• Strukturované stránky – text a tabulky na obsahových stránkách jsou nyní v Confluence doplněny různými diagramy a myšlenkovými mapami.

Koordinace s netechnickými stakeholdery

Product owner musí komunikovat s mnoha lidmi, kteří mají k produktu co říci, i když nejsou vývojáři nebo uživateli. Obvykle to budou zainteresovaní stakeholdeři, které často zastupují netechnická oddělení vaší společnosti.

Z jejich propojení s produktem vyplývá řada úkolů, které je třeba někde zaznamenat a sledovat v reálném čase. Ideálním místem pro tyto úkoly jsou projekty v systému Jira Work Management, jejichž závislosti je spojují s produktovým prostorem v Confluence, softwarovým projektem v Jira nebo konkrétními nápady v Jira Product Discovery.

Při mnoha implementacích nástrojů Atlassian nebo optimalizacích procesů se jako konzultanti setkáváme se situací, kdy netechnické role nechtějí akceptovat skutečnost, že nebudou mít licenci na software Jira. Jaký je důvod?

Mylně se obávají, že jim Jira Work Management neposkytne stejnou úroveň pohodlí jako software Jira. „Bojí se“, že přijdou o agilní tabule. V projektech se softwarem je to pravda. Ale! Projekty Jira Work Management již nějakou dobu nabízejí boardy kanban. Nejsou zcela totožné s těmi v Jira Software, ale nabízejí dostatek prostoru pro vizualizaci úkolů. Méně zkušený uživatel si rozdílů nevšimne.

Prototypování, virtuální schůzky, komunikace v reálném čase

Nástroj pro tvorbu prototypů pravděpodobně nevybere vlastník produktu, ale spíše návrhový tým. Není nezbytně nutné a ani možné, aby Atlassian zahrnoval vše. A tak není třeba tajit, že jedním z nejlepších nástrojů bude Figma. Moderní návrhový nástroj pro tvorbu prototypů a wireframů. Obsahuje řadu pomocných šablon.

Jaké další nástroje bude vlastník produktu používat? Slack, Teams? Pravděpodobně není ideální komunikovat s týmem prostřednictvím SMS nebo WhatsApp. Těžko budeme hledat týmy, které geograficky sdílejí jednu kancelář, takže pro online schůzky budete určitě používat Zoom nebo podobnou službu.

Proč trávit čas výběrem a nastavováním nástrojů

Jaký přínos mají správné pracovní nástroje pro vlastníka produktu? Nástroje přinášejí konzistenci do řízení produktů. Podporují komunikaci vize se všemi klíčovými rolemi. Konzistence! To zní hrozně. Pro vlastníka produktu, a to pro jakoukoli roli v organizaci, je přínosné (nikoli samozřejmé), že se nemusí zabývat otázkami „kde a jak“ při rutinních, opakujících se činnostech. Při popisu funkcí, určování priorit backlogu, sledování výkonnosti vývojového týmu.

Marek Vejrosta

Atlassian konzultant

Pokud potřebujete pomoc od expertů se zavedením nebo nastavením Jira a Confluence, nebo poradit, jak je co nejefektivněji využívat ve vaší firmě, neváhejte nás kontaktovat.

Naše řešení od Atlassian